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Anreise und die ersten Tage vorbereiten

Alltag & Zusammenleben Von , Verantwortlicher Redakteur 3 Minuten Lesezeit

Zwischen der Zusage der Agentur und der Ankunft liegen meist ein bis drei Wochen. Was Sie in dieser Zeit vorbereiten, entscheidet darüber, ob die ersten Tage ruhig verlaufen oder in Missverständnissen enden.

Papiere, die vorliegen sollten

Lassen Sie sich diese Unterlagen vor der Anreise zeigen, nicht erst danach:

  • A1-Bescheinigung der ausländischen Sozialversicherung – der Nachweis, dass die Kraft während des Einsatzes weiter dort versichert ist. Ohne sie ist die Beschäftigung nicht rechtssicher; siehe A1-Bescheinigung.
  • Arbeitsvertrag zwischen Kraft und Entsendeunternehmen, zumindest in den wesentlichen Punkten: Arbeitszeit, Vergütung, Urlaub.
  • Meldung nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz, sofern erforderlich.
  • Nachweis der Krankenversicherung für den Einsatzzeitraum.

Eine seriöse Agentur legt diese Papiere von sich aus vor. Wer ausweicht oder auf „später" verweist, ist der falsche Partner.

Das Zimmer

Die Betreuungskraft braucht ein eigenes, abschließbares Zimmer mit Fenster, Bett, Schrank und einem Platz zum Sitzen. Kein Durchgangsraum, kein Zimmer ohne Tür. Dazu Zugang zu Bad und Küche. Das ist keine Höflichkeit, sondern Voraussetzung – wer sich nicht zurückziehen kann, hat keine Ruhezeit im Sinne des Arbeitszeitgesetzes.

Was Sie vorbereiten sollten

  • WLAN-Zugang. Der Kontakt zur eigenen Familie läuft darüber. Das ist der meistgenannte Punkt bei Betreuungskräften – und er kostet Sie nichts.
  • Haushaltsbuch anlegen: Tagesablauf, Essenszeiten und Vorlieben, Medikamentenplan mit Uhrzeiten, Arzttermine, Telefonnummern von Hausarzt, Apotheke, Angehörigen und Notdienst.
  • Einkaufsgeld regeln: Wer kauft ein, mit welchem Geld, wie wird abgerechnet? Eine Haushaltskasse mit Quittungsheft beugt jedem Streit vor.
  • Schlüssel und, wenn ein Auto genutzt werden soll, die Frage der Versicherung klären.
  • Hilfsmittel besorgen – Pflegebett, Rollator, Toilettenstuhl. Die Pflegekasse zahlt das, aber die Lieferung dauert.

Der erste Tag

Planen Sie sich Zeit ein – idealerweise ist ein Angehöriger den ganzen Tag da.

  1. Ankommen lassen. Die Anreise dauert oft zwölf Stunden oder länger. Zimmer zeigen, etwas zu essen anbieten, eine Stunde Ruhe geben.
  2. Gemeinsam durchs Haus gehen: Wo ist was, wie funktionieren Herd, Waschmaschine, Heizung, Rollläden?
  3. Die betreute Person vorstellen – in Ruhe, ohne Zeitdruck. Bei Demenz möglichst zu einer guten Tageszeit.
  4. Den Tagesablauf gemeinsam durchsprechen, mit dem Haushaltsbuch in der Hand.
  5. Freizeit und freien Tag festlegen – am ersten Tag, nicht in der dritten Woche; siehe Urlaub und Freizeit.
Erwartungen aussprechen, auch die unangenehmen

Was passiert, wenn nachts etwas ist? Darf im Haus geraucht werden? Wird gemeinsam gegessen oder getrennt? Wie ist es mit Besuch? Diese Fragen klären sich nicht von selbst – sie werden nur später zum Konflikt. Zehn Minuten am ersten Tag ersparen Wochen an Unbehagen.

Die ersten Wochen

Rechnen Sie damit, dass es zwei bis drei Wochen dauert, bis Abläufe sitzen. Sprachliche Verständigung wird in dieser Zeit deutlich besser. Was in dieser Phase normal ist und wann Sie eingreifen sollten, steht unter Die ersten Wochen.

Bleiben Sie in den ersten Tagen erreichbar und schauen Sie öfter vorbei als geplant – aber ohne zu kontrollieren. Vertrauen entsteht nicht durch Aufsicht.

Was die Betreuung kostet und was die Pflegekasse davon trägt, steht unter Kosten; den Ablauf einer Vermittlung von der Anfrage bis zur Ankunft beschreibt So läuft es ab.

Allgemeine Information, keine Beratung im Einzelfall. Dieser Beitrag beschreibt die Rechtslage und die übliche Praxis. Was in Ihrem Fall gilt, hängt vom konkreten Vertrag mit Agentur und Entsendeunternehmen ab sowie vom Bescheid Ihrer Pflegekasse. Bei arbeits- oder sozialversicherungsrechtlichen Zweifeln fragen Sie eine Fachanwältin oder einen Fachanwalt – ein Ratgebertext kann das nicht leisten. Beträge und Fristen ändern sich; maßgeblich ist der angegebene Stand.

Verfasst von Andrzej Miac (Verantwortlicher Redakteur), zuletzt geprüft am 7. September 2026. Vermittelt seit Jahren Betreuungskräfte aus Polen an Familien im Rheinland und kennt Entsendung, Vertragspraxis und Alltag der Rundumbetreuung aus erster Hand. Wie wir arbeiten, prüfen und womit wir Geld verdienen, steht auf der Redaktionsseite. Einen Fehler gefunden? Schreiben Sie uns – wir korrigieren ihn.

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